El valor de las entrevistas en la auditoría de PRL. Algunas interioridades.

Sin duda, todos los que nos dedicamos a colaborar con las empresas -compuesta por todas las personas que se integran en las mismas- como auditores y casi independientemente del tipo de auditoría, tenemos claro que no es suficiente con analizar un sistema desde lo documental y comprobar de este modo el ajuste a la norma contra la que se audite, en nuestro caso la Ley de Prevención de Riesgos Laborales y reglamentación posterior.

Una vez definido dicho ajuste documental, es necesario conocer hasta dónde llega el sistema, cómo se implanta, cómo llega a toda la organización, de qué manera es percibido a todo nivel, etc

Para conocer lo anterior, la entrevista resulta un instrumento primordial e imprescindible.

Pero el auditor dispone de tiempo muy limitado y debe sacar conclusiones certeras y útiles en muy poco tiempo, por lo que el tiempo que se debe dedicar a las entrevistas tampoco suele ser mucho y, por ello, el auditor debe ser un buen entrevistador más allá de sus conocimientos técnicos.

Por lo anterior, el auditor debe tener claro dos aspectos: A quién entrevistar y qué se pretende con cada entrevista.

Si comenzamos por lo primero, el auditor debe mantener contactos a varios niveles -de modo general pues las circunstancias de cada organización pueden aconsejar contactos adicionales y además de la relación constante que se mantendrá con la organización preventiva de la empresa durante todo el proceso de auditoría-:

1. Dirección: Es necesario conocer, en aras e la integración de la actividad preventiva, cómo participa la Dirección en el sistema, hasta qué punto conoce las acciones y situación en prevención de riesgos laborales, qué importancia le otorga a la misma en su gestión, qué información recibe y si existe sistematización en la misma, etc.
2. Directivos: Existen Departamentos que, en función de la actividad de la empresa, se encuentran muy implicados en prevención de riesgos laborales; ejemplos son el Dpto.de Recursos Humanos -implicado en los procesos de incorporación-, Compras -implicados en la gestión de EPIS o compra de equipos de trabajo- o el de Mantenimiento -implicado en el estado de equipos de trabajo e instalaciones. Los contactos que se deben mantener con dichos Departamentos son necesarios para contrastar el sistema que se habrá visto a nivel documental así como valorar la participación e implicación de los Directivos en el sistema.
3. Mandos Intermedios a nivel operativo: Los mandos intermedios que se encuentran en el desarrollo de la actividad o procesos -independientemente de que sean procesos industriales o no- son una pieza fundamental en el desarrollo de la actividad preventiva, de su integración e implicación en el sistema depende en gran medida que la información del sistema fluya, tanto a nivel ascendente como descendente, lo que les hace clave para la existencia de una concienciación preventiva adecuada.
4. Delegados de Prevención: Además de que su participación es un requisito legal, la entrevista con los Delegados de Prevención resulta primordial para conocer la existencia de un objetivo común en la organización en materia de prevención de riesgos laborales, independientemente del lugar que se ocupe en la empresa, y que la gestión preventiva no se instrumentaliza de ningún modo ni por nadie dentro de la misma.
5. Trabajadores de base: Conocer cómo llega el sistema a los trabajadores y su percepción de la gestión preventiva es necesaria para valorar una implantación adecuada o el nivel de concienciación en nuestra materia. En este particular, es conveniente hablar con personas de distintos Departamentos y con antigüedad dispar.

 

Y sobre las características generales que deben tener estas entrevistas, es de destacar lo siguiente:

1. La duración de las entrevistas debe ser breve pues, de alguna manera, estamos “interrumpiendo” la actividad productiva de la empresa y esto se debe minimizar; el tiempo de auditoría es limitado y si se tiene el objetivo claro en cada entrevista, se puede ajustar sin pérdida de información.
2. Al inicio es imprescindible romper el hielo, generar confianza y dejar nítidamente claro que el objetivo es la mejora de la gestión preventiva y ello conviene a todos.
3. La actitud del auditor siempre debe ser empática, sin duda esta actitud genera que las personas hablen con claridad y la información que trasladen sea veraz y, por tanto, muy útil.
4. El anonimato en las opiniones que nos trasladen debe estar garantizado, nunca se debe trasladar a un informe o comentar a otras personas lo que las personas entrevistadas hayan comunicado.
5. El lenguaje no ha de ser técnico, sino coloquial. El auditor, casi seguro, que dispondrá de mayor conocimiento sobre la prevención de riesgos laborales que las personas entrevistadas, así que es necesario utilizar un lenguaje común que genere fluidez en la conversación.
6. Se debe tener en cuenta que la persona entrevistada conoce mucho mejor la empresa que el auditor, así que debemos estar lejos de sentar cátedras y otorgar mucho valor a lo que nos trasladan.
7. El lenguaje debe ser positivo, no se debe utilizar un lenguaje amenazante exponiendo que si no se siguen las normas de prevención de riesgos laborales pueden suceder cosas negativas.
8. Es importante preguntar sobre la evolución del sistema, cómo se vivía la gestión de prevención con anterioridad y comparando con la situación actual, a nivel de concienciación de los trabajadore y proactividad de la empresa.
9. Igualmente, si es posible, y sin pedir nombre de anteriores organizaciones, se puede preguntar sobre la comparativa de la gestión preventiva en anteriores empresas y la actual (empresa auditada).
10. Por último, es útil preguntar acerca de qué cambiaría en la gestión preventiva de la empresa. Normalmente se contrasta lo que se ha observado a nivel documental y se obtiene información muy valiosa que aportará valor al trabajo del auditor y, por tanto, utilidad a la empresa auditada.